Términos y Condiciones de ExpenseFlow

1. Identificación del prestador

• Nombre comercial: ExpenseFlow.
• Titular y prestador del servicio: Dani Rosique i Guilera.
• NIF: 53866991W.
• Domicilio fiscal: Carrer Turó de la Perdiu 14, 17537 Alp, Girona, España.
• Correo de contacto legal: pendiente de publicación.

2. Objeto de ExpenseFlow

ExpenseFlow es una aplicación web y progresiva (PWA) que permite registrar, organizar y consultar gastos profesionales, subir tickets y facturas, clasificarlos, asociarlos a proyectos y clientes, y obtener vistas de conjunto e informes internos.

El servicio se presta tal y como está disponible en cada momento, con las funcionalidades efectivamente publicadas.

3. Alcance del servicio

• Registro manual de gastos, proyectos y clientes.
• Subida y conservación de documentos de soporte mientras la cuenta esté activa.
• Análisis automático de documentos mediante inteligencia artificial según el plan contratado.
• Indicadores de estado, avisos y exportaciones de carácter informativo.

4. Requisitos de acceso y creación de cuenta

Para utilizar ExpenseFlow es necesario ser mayor de edad y tener capacidad para contratar. El usuario debe facilitar información veraz y mantenerla actualizada.

El acceso puede realizarse con correo y contraseña o mediante proveedores de identidad de terceros (Google o Apple), en cuyo caso únicamente se solicita la información de identidad necesaria para crear la cuenta.

5. Uso profesional

ExpenseFlow está dirigido a profesionales, autónomos y empresas para la gestión de gastos relacionados con su actividad. No está diseñado para la gestión de información personal ajena a esa finalidad.

6. Responsabilidades de la cuenta

• El usuario es responsable de la custodia de sus credenciales y de toda la actividad realizada desde su cuenta.
• El usuario es responsable de la información y los documentos que incorpore al servicio.
• El usuario debe comunicar sin demora cualquier acceso no autorizado del que tenga conocimiento.

7. Planes gratuitos y de pago

• Free: 0 €/mes. Gestión manual de gastos. Sin análisis de documentos con IA incluidos.
• Essential: 4,99 €/mes. 50 documentos al mes con análisis de IA.
• Pro: 7,99 €/mes. 200 documentos al mes con análisis de IA.
• Pro+: 14,99 €/mes. 500 documentos al mes con análisis de IA.
• Business: precio a medida, volumen de IA personalizado.
• Los precios se muestran en euros. Los impuestos aplicables se indican, en su caso, en el proceso de pago.

8. Límite de análisis con IA

El número de documentos con análisis de IA incluido en cada plan limita exclusivamente la automatización. No limita el número de gastos que el usuario puede registrar.

Agotado el límite de análisis con IA correspondiente al periodo de suscripción, el usuario puede seguir creando y gestionando gastos manualmente. El contador de análisis se renueva con cada renovación de la suscripción.

9. Pagos y Stripe

Los planes de pago se contratan a través de Stripe, que actúa como proveedor de procesamiento de pagos. ExpenseFlow no almacena números de tarjeta ni credenciales de pago.

El pago se realiza en el entorno alojado por Stripe. La relación con Stripe se rige además por las condiciones propias de dicho proveedor.

10. Renovación de la suscripción

Las suscripciones se renuevan automáticamente por periodos iguales, salvo cancelación previa. La renovación mantiene el plan contratado y restablece el volumen de análisis con IA incluido.

11. Cambios de plan

El usuario puede solicitar una mejora o una reducción de plan desde la propia aplicación. Las mejoras se aplican conforme confirme el proveedor de pago; las reducciones pueden programarse para el final del periodo en curso.

12. Cancelación

El usuario puede cancelar la suscripción en cualquier momento. La cancelación surte efecto al final del periodo ya abonado, sin que ello genere por sí sola un derecho de reembolso proporcional, sin perjuicio de los derechos que la normativa imperativa reconozca al usuario.

Tras la cancelación, la cuenta puede continuar disponible en el plan gratuito con sus limitaciones.

13. Inteligencia artificial y tratamiento automatizado

ExpenseFlow utiliza inteligencia artificial y sistemas automatizados para leer tickets y facturas, extraer información, clasificar documentos, sugerir categorías, proyectos o clientes, detectar posibles duplicados, identificar impuestos, interpretar monedas y países, generar avisos y asistir en la revisión.

EL TRATAMIENTO AUTOMATIZADO PUEDE CONTENER ERRORES. Los resultados de la IA son sugerencias y no se presentan como información garantizada, verificada ni definitiva.

• Comercio, fecha, importe, moneda o país incorrectos.
• Impuestos, IVA, NIF/VAT o número de factura incorrectos.
• Categoría, proyecto o cliente incorrectos.
• Tipo de documento incorrecto: un ticket clasificado como factura o una factura clasificada como ticket.
• Duplicados no detectados o falsos duplicados.
• Asociación incorrecta entre un ticket y su factura.
• Clasificación incorrecta entre uso profesional y personal.
• Extracción incompleta y errores de cálculo o de conversión de divisa.

14. Tratamiento de tickets y facturas

ExpenseFlow distingue entre distintos tipos de documento de soporte, como tickets y facturas, y adapta la información solicitada a cada uno. Esta clasificación automática puede ser incorrecta y el usuario puede corregirla.

El documento original sigue siendo la prueba principal. Los datos estructurados que genera ExpenseFlow son una capa de asistencia y no sustituyen al ticket o a la factura original.

El usuario debe conservar los originales durante el plazo y en la forma que exija la normativa aplicable. La conservación de un documento en ExpenseFlow no garantiza por sí sola el cumplimiento de todas las obligaciones legales o fiscales de conservación.

15. Obligación de revisión por parte del usuario

EL USUARIO DEBE REVISAR Y VERIFICAR LA INFORMACIÓN EXTRAÍDA O GENERADA POR EXPENSEFLOW ANTES DE UTILIZARLA O CONFIAR EN ELLA.

Esta obligación resulta especialmente relevante antes de cualquier uso contable, de la presentación de declaraciones fiscales, de la declaración de IVA, de la deducción de gastos, de solicitudes de reembolso, del envío de información a una gestoría o a un asesor, de exportar información contable o de tomar decisiones económicas o empresariales.

El usuario es responsable de contrastar la documentación original y de corregir los datos que no sean exactos.

16. Advertencia fiscal y contable

ExpenseFlow puede extraer impuestos, organizar información fiscal, aplicar las reglas actualmente soportadas, mostrar indicadores de deducibilidad, generar avisos y permitir exportaciones. Esta funcionalidad es informativa y de apoyo.

ExpenseFlow no garantiza la deducibilidad de un gasto ni del IVA, ni la validez legal de una factura, ni su aceptación por la administración tributaria, ni la corrección de una declaración, ni el cumplimiento de todos los regímenes fiscales, ni la corrección contable en cualquier jurisdicción.

La verificación final corresponde al usuario y, cuando proceda, a su asesor profesional cualificado.

17. Estados internos del producto

Los estados que muestra la aplicación, como «listo para contabilidad», son indicadores de flujo de trabajo del software basados en la información de la que dispone ExpenseFlow. No significan que la información sea correcta, esté aprobada por una administración, esté certificada, auditada o sea conforme con la normativa fiscal, y quedan sujetos a la verificación del usuario o de su profesional.

18. Conservación y disponibilidad de los documentos

Mientras la cuenta esté activa, los documentos subidos permanecen disponibles para el usuario. El usuario puede descargarlos y debe mantener sus propias copias.

ExpenseFlow no actúa como archivo legal ni como sistema de conservación certificada.

19. Información y documentos aportados por el usuario

El usuario conserva la titularidad de la información y los documentos que incorpora. Concede a ExpenseFlow la autorización estrictamente necesaria para alojarlos, procesarlos y mostrárselos con la finalidad de prestar el servicio.

El usuario garantiza que dispone de los derechos necesarios sobre la información que incorpora.

20. Usos prohibidos

• Utilizar el servicio con fines ilícitos o fraudulentos.
• Incorporar documentos o información sobre los que no se tengan derechos.
• Intentar acceder a datos de otras empresas o usuarios.
• Alterar, sondear o sobrecargar la infraestructura del servicio.
• Revender el servicio sin autorización.

21. Propiedad intelectual

El software, la marca, el diseño y el contenido de ExpenseFlow pertenecen a su titular. La contratación de un plan concede un derecho de uso personal, limitado, revocable y no exclusivo, y no transmite ningún derecho de propiedad intelectual.

22. Servicios de terceros

La prestación del servicio se apoya en proveedores de terceros para alojamiento, base de datos, autenticación, procesamiento de pagos y procesamiento de inteligencia artificial. Sus incidencias pueden afectar a la disponibilidad de ExpenseFlow.

23. Disponibilidad y cambios en el servicio

ExpenseFlow puede modificar, ampliar o retirar funcionalidades, así como realizar tareas de mantenimiento. No se garantiza una disponibilidad ininterrumpida ni la ausencia de errores.

24. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, el prestador no responde de los daños derivados de errores de extracción o de clasificación automática, de información incorrecta o incompleta, de la falta de revisión de los resultados de la IA por parte del usuario, del uso contable o fiscal de información no verificada, de errores en la detección de duplicados o en la asociación entre ticket y factura, de errores de conversión de divisa, de interrupciones del servicio o de fallos de proveedores externos, ni de la información incorrecta facilitada por el propio usuario.

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, quedan excluidos los daños indirectos o consecuenciales, incluidos el lucro cesante, la pérdida de negocio, la pérdida de oportunidad y otras pérdidas económicas indirectas.

Nada de lo previsto en estos términos excluye ni limita la responsabilidad que no pueda excluirse o limitarse legalmente, incluida la derivada de dolo o culpa grave, ni los derechos imperativos que correspondan al usuario, en particular cuando actúe como consumidor.

25. Indemnidad

En la medida permitida por la legislación aplicable, el usuario mantendrá indemne al prestador frente a reclamaciones de terceros derivadas de un uso del servicio contrario a estos términos o a la normativa aplicable, o de la información y los documentos que el propio usuario haya incorporado.

26. Suspensión y terminación

El prestador puede suspender o terminar el acceso en caso de incumplimiento grave de estos términos, de uso fraudulento o de impago, previa comunicación cuando sea razonablemente posible. El usuario puede terminar la relación cancelando su cuenta.

27. Protección de datos

El tratamiento de datos personales se describe en la Política de Privacidad, que forma parte de la información contractual facilitada al usuario.

28. Modificación de los términos

Estos términos pueden modificarse. Cada versión se identifica con un número y una fecha de entrada en vigor. Cuando una nueva versión introduzca cambios sustanciales, se solicitará al usuario una nueva aceptación antes de continuar utilizando el servicio. Una aceptación anterior nunca se considera aceptación de una versión posterior.

29. Ley aplicable y jurisdicción

Estos términos se rigen por la legislación española. Con carácter general, y salvo que la normativa imperativa disponga otra cosa, las partes se someten a los juzgados y tribunales del domicilio del prestador. Si el usuario actúa como consumidor, se aplicarán los fueros y derechos que la normativa imperativa le reconozca.

30. Contacto

Dirección de contacto legal y de privacidad: pendiente de publicación. Hasta que se publique una dirección de correo de contacto, las comunicaciones pueden dirigirse por escrito al domicilio fiscal indicado en la identificación del prestador.

31. Versión y fecha de entrada en vigor

Versión 1.0. En vigor desde el 17 de septiembre de 2026. La versión en español es la versión auténtica de este documento.